Automatisation des prélèvements de loyers

Patrice Ménard | Jean Salvador “ Lorsque les immeubles sont stabilisés, la plupart du temps 95% des gens vous payent bien. Par contre, il n’est pas normal que votre personnel passe de 3 à 5 jours sur le dernier 5%. Je voulais que nos clients puissent être traités comme s’ils étaient eux-mêmes une banque universelle.” – Jean Salvador

Patrice Ménard: Bonjour à tous, pour ce nouvel article j’ai la chance d’avoir avec moi Jean Salvador, fondateur de la compagnie Otonom Solution. Aujourd’hui nous allons discuter de l’automatisation et l’encaissement des loyers. Je crois que, en tant que propriétaire, une fois que nous avons acquis l’immeuble et mis notre système en place, nous allons tenter d’optimiser non seulement les revenus et dépenses, mais aussi la gestion donc c’est pour cette raison qu’avoir des solutions comme celle-ci est intéressant. Je te laisse donc nous raconter ton parcours et comment tu as fondé Otonom Solution. 

Jean Salvador: J’ai géré des immeubles pendant 30 ans comme gestionnaire professionnel. Il s’agissait environ d’une quarantaine de comptes simultanément et 2500 logements au plus haut de ma carrière. J’ai eu l’opportunité de travailler avec des gens qui ont fait des résidences privées pour aînés, de la copropriété, du multi-résidentiels et même du sans but lucratif donc j’ai oeuvré dans tous les types d’immeubles. Depuis une dizaine d’années, j’avais identifié certains besoins dans le marché. J’ai développé un instinct sur ce qui nous faisait perdre du temps. C’est donc à ce moment-là qu’est né, avec mon partenaire qui est un spécialiste en logiciel de gestion, notre idée. Cela faisait longtemps que nous savions que nous voulions faire quelque chose ensemble.   

PM: Vous utilisiez tout de même des logiciels à ce moment-là pour faire la gestion de vos immeubles, mais de votre côté, vous avez réalisé que le chaînon manquant était au niveau de la perception des loyers. 

JS: Exactement, ce qui est arrivé est que j’ai eu l’occasion d’expérimenter plusieurs logiciels car j’étais déjà un fan, il y a 25 ans, d’automatisation. J’étais un des premiers qui s’est lancé avec Hopem. La répétition m’ennuie donc c’est pour cette raison que je voulais m’assurer que nous puissions faire le maximum de ce côté et éviter cela pour tout le monde. J’effectuais l’implantation d’Hopem lorsque cela a commencé il y a maintenant plus de 30 ans et c’est de cette façon que j’ai rencontré mon partenaire. Nous avons bien cliqué et il y a 10 ans nous avons fondé Otonom Solution. 

PM: Peux-tu nous expliquer quels sont vos services exactement et pourquoi il est important de mentionner le paiement et la perception? 

JS: Dans la perception, il y a deux volets: la perception et le recouvrement et ce dernier point peut prendre énormément de temps pour un gestionnaire immobilier. Lorsque les immeubles sont stabilisés, la plupart du temps 95% des gens vous payent bien. Par contre, il n’est pas normal que votre personnel passe de 3 à 5 jours sur le dernier 5%. C’est à ce moment que j’ai commencé à regarder les différents systèmes de perception des banques. 

PM: Surtout si l’on retourne d’il y a 10 ans, j’imagine que cela devait être plus complexe qu’aujourd’hui et que cela ne se communiquait pas aussi bien? 

JS: En fait, tu serais étonné car ils ne se communiquent pas bien, encore aujourd’hui. Nous l’avons fait il y a 10 ans car ce n’était pas normal pour moi de perdre mon monde le premier du mois. Je devais courir les banques et déposer les chèques. C’était extrêmement chaotique. Le plus frustrant était lorsqu’une personne partait pour aller faire les dépôts et que nous avions reçu d’autres chèques entretemps. Pour les gestionnaires professionnels, bien souvent le propriétaire souhaite conserver son compte d’origine donc on se retrouve avec des comptes dans plusieurs banques et le problème ne fait que de s’amplifier.   

PM: Je comprends car un propriétaire a une banque pour son portfolio, mais dans votre cas vous aviez plusieurs propriétaires donc cela compliquait les choses.    

JS: Par exemple, dans mon cas, j’avais une quarantaine de comptes dans 8 institutions différentes et je devais par la suite me déplacer physiquement, mais au-delà de tout ça, c’est le temps d’attente et tout ce qui vient avec qui cause un problème.  

PM: Comment Otonom Solution a-t-il mis tout cela ensemble pour régler ces problèmes? 

JS: Ce que je voulais avant tout était de régler le problème pour moi. Tout cela a commencé lorsque je cherchais à régler le problème du multi institutions financières. Je voulais que l’on puisse, et nos clients par la suite, être traités comme si nous étions nous-mêmes une banque universelle. Une fois votre compte ouvert chez Otonom Solution vous deveniez donc ni plus ni moins qu’une banque universelle, non pas légalement, mais en terme de type d’usage. Ce que cela veut dire est que le gestionnaire peut ouvrir un compte dans son institution et chacun de ses clients, peu importe leur institution, restera complètement transparent car tout sera géré par le logiciel. 

PM: C’est donc pour le gestionnaire immobilier, mais pour la majorité des lecteurs qui sont des propriétaires gérant leur propre parc, comment est-ce que cela peut les aider?  

“Il faut seulement vérifier une fois par mois pour s’assurer qu’il n’y a pas eu de changement et l’argent sera dans le compte le soir même. L’application va chercher l’argent directement dans les comptes des locataires et redirige dans le ou les compte(s) du propriétaire.” – Jean Salvador

JS: Il y a souvent des propriétaires immobiliers professionnels qui sont avec la même institution financière, mais qui ont plusieurs comptes. Nous ne nous en sommes donc pas tenus uniquement à la gestion du multi comptes. Bien sur, il s’agissait d’un besoin que nous voulions régler, mais nous avons mis en place une douzaine d’initiatives pour faciliter le travail. Par exemple, plusieurs compagnies qui font de l’encaissement vont conserver les sommes pendant 5 à 7 jours. Pour nous, c’était complètement impensable car il y a plusieurs dépenses à prendre en compte qui se payent en général le 5. On ne pouvait donc pas conserver les sommes des propriétaires pendant 5 jours. Nous avons réussi à avoir le paiement la journée même. La plupart des banques imposaient un délai de compensation, mais, au delà de ça, c’était parfois 4 ou 5 jours avant le premier. Cependant, ces 5 jours peuvent faire une différence pour certains locataires. C’est pour cette raison que nous tenions au dépôt la journée même.  

PM: Supposons qu’un propriétaire vous appelle et possède 30 logements, quelles sont les étapes pour installer le système?

JS: Le mot “installer” est déjà fort car il n’y a pas de logiciel. Il s’agit vraiment d’un compte en ligne et d’une application. Il y a 10 ans, le mot cloud n’existait pas et nous avions déjà nos données en nuage. Nous étions déjà à l’avant-garde. Bien sûr, comme il s’agit du domaine bancaire, il y a des mesures de sécurité afin de s’assurer que la personne a le droit d’agir par rapport à ses locataires et, une fois que tout cela est fait et entrée dans l’application, dans le cas des plus petits, c’est dans le même style qu’une feuille Excel dans laquelle il n’est nécessaire d’entrer les informations qu’une seule fois. Par la suite, il faut seulement vérifier une fois par mois pour s’assurer qu’il n’y a pas eu de changement et l’argent sera dans le compte le soir même. L’application va chercher l’argent directement dans les comptes des locataires et redirige dans le ou les compte(s) du propriétaire. 

PM: Absolument car il peut y avoir deux propriétaires et ils peuvent posséder d’autres immeubles avec d’autres partenaires donc les comptes ne seront pas les mêmes. Si un locataire appelle pour demander un délai j’imagine que cela peut être fait aussi? 

JS: Tout cela est pris en compte oui. Si le propriétaire est prudent, il va envoyer plus à la dernière minute afin de prévenir ce genre de choses, mais beaucoup de propriétaires nous envoient aussi leurs autorisations une semaine à l’avance car ils ont stabilisé leurs locataires.    

“L’alerte courriel NSF aide aussi pour le recouvrement car il est possible, après avoir parlé à la personne, d’aller chercher le montant directement. La plupart des gens travaillant avec notre système me disent que le 5 du mois le recouvrement est terminé pour eux autrement ils vont à la Régie.” – Jean Salvador

PM: Quand tu dis qu’ils doivent vous l’envoyer cela veut dire que la confirmation doit être faite manuellement? 

JS: Exactement, plusieurs nous ont demandé s’il était possible de le rendre automatique. Il serait possible de le faire, mais dans tous les domaines il va toujours arriver des choses de dernière minute. Je recommande donc aux propriétaires qui ont un gros volume de l’envoyer en deux phases. La première phase pour tous les locataires dont ils sont certains et attendre à la dernière minute pour les locataires qui sont plus à risque.  

PM: Qu’est-ce qui vous différencie d’une banque?   

JS: Nous en avons parlé un petit peu, mais la plupart des banques ne font pas de paiement la même journée et ne font pas de multi institutions financières. L’autre élément important, et la plupart des propriétaires l’ont sûrement vécu, est que cela peut prendre 4 ou 5 jours avant de recevoir les avis de NSF et je parlais même avec une gestionnaire qui m’a dit que, pour elle, cela pouvait prendre jusqu’à 10 jours. Lorsque le volume est important, cela a des conséquences pour le propriétaire. Ce que nous avons fait – puisque nous sommes connectés directement à l’informatique des banque – dès que l’information est su par le système informatique des banques et que le montant a été refusé, nous générons un courriel qui est automatiquement envoyé. De plus, c’est un courriel explicatif avec tous les détails importants qui permettra de bien documenter pour la suite. Cela aide aussi pour le recouvrement car il est possible, après avoir parlé à la personne, d’aller chercher le montant directement. La plupart des gens travaillant avec notre système me disent que le 5 du mois le recouvrement est terminé pour eux autrement ils vont à la Régie. 

PM: Bien sûr tout bon service à des coûts, quels sont les coûts pour utiliser les service d’Otonom Solution

JS: Les coûts sont modulés selon la nature du client à qui nous nous adressons. Par exemple, les gens qui ont du gros volume jouissent d’une entente particulière. Pour les plus petits propriétaires, vous pouvez trouver une estimation de ce que cela pourrait représenter pour vous selon votre nombre d’unité. C’est un frais mensuel pour la tenue de dossier et un frais à la transaction seulement. On parle de quelques dizaines de sous pour le frais de transaction et le frais mensuel est inférieur à 10$. Cela vous permet de faire ça de n’importe où. Vous conservez aussi toute votre historique en ligne. 

PM: Vous êtes spécialisés, par votre parcours, dans l’immobilier cependant vous faites tous les types d’immobilier pour tout ce qui est un paiement récurrent? 

JS: Exactement. En fait le coeur de notre entreprise est l’immobilier car nous sommes deux personnes d’immobilier et nous carburons encore beaucoup à cela. Les meilleures idées proviennent de ce que nous connaissons le mieux. Nous avons par contre observé que d’autres types de propriétaires d’entreprise nous ont approché pour savoir si cela pouvait fonctionner pour eux. D’ailleurs un des autres services que nous avons mis en place est la veille de doublons. Il peut arriver des distractions et, l’année dernière, 44 000 personnes ont été prélevés en double à Toronto par exemple. Dans notre cas, le premier serait passé, mais nous aurions demandé une confirmation pour le deuxième car le système reconnaît que tout est identique. 

PM: Pour les gens utilisant Proprio Expert ou Hopem y’a-t-il une différence? 

JS: Dans le cas d’Hopem et Proprio Expert nous avons créé un API pour être en mesure d’être connecté. Les gros logiciels du Québec sont en liens avec nous et nous sommes en mesure de le faire fonctionner sans aucun problème. 

PM: Merci à Jean Salvador de nous avoir offert son temps et ses précieux conseils pour l’écriture de cet article ainsi que l’entrevue vidéo. L’entrevue est disponible sur notre page Facebook : PMML ou sur notre site web : pmml.ca

 

   

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